Wissenslandkarten helfen beim Erfahrungstransfer

Wissenslandkarten helfen beim Erfahrungstransfer
Wenn einer der Beteiligten plötzlich das unternehmen verlässt, entsteht nicht nur menschlich eine Lücke – im Zweifel fehlt Know-how und Kundenexpertise © Fotolia/WavebreakMediaMicro

Der demografische Wandel führt dazu, dass in den kommenden Jahren überdurchschnittlich viele Arbeitnehmer in den Ruhestand gehen werden. Viele Unternehmen stehen darum vor der Herausforderung, deren Wissen in der Organisation zu halten sowie Erfahrungen und Know-how richtig zu managen. Simon Dückert ist Geschäftsführer der Nürnberger Cogneon GmbH und hat in den letzten zehn Jahren rund 700 Moderatoren für „Expert Debriefings“ ausgebildet. Im Interview erklärt er, wie Unternehmen diese Methode nutzen können, um Wissen an neue Mitarbeiter weiter zu geben.

Herr Dückert, warum reden wir derzeit so viel über Wissenstransfer und Erfahrungsmanagement?

Das liegt vor allem am demografischen Wandel: In den kommenden zehn Jahren wird in vielen Unternehmen etwa ein Drittel aller Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Ganz neu ist das Problem allerdings nicht – eher eine Zeitbombe, die schon seit den 70er Jahren tickt. Aber jetzt ist der Druck so groß geworden, dass man sich intensiv mit dem Wissenstransfer beschäftigt.

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Warum it das überhaupt wichtig?

Weil die Unternehmen vermeiden möchten, dass die Nachfolger die gleichen Fehler machen wie ihre Vorgänger und alles noch mal von vorne lernen müssen. Stattdessen soll das Wissen in einem geordneten Prozess weitergegeben werden. Wobei „Wissen“ für mich drei Dimensionen hat: Erfahrungswissen, etwa über Projekte aus der Vergangenheit. Prozedurales Wissen, zum Beispiel über Rollen und Aufgaben im Unternehmen. Und das eigentliche Fachwissen, bei dem es um Produkte, Kunden, Lieferanten, Märkte, Technologien, Methoden oder die Unternehmensorganisation geht.

Was können Unternehmen tun, um den Transfer erfolgreich zu meistern?

Wir nutzen dafür das „Expert Debriefing“. Ich habe die Methode während meiner Zeit am Fraunhofer-Institut für Integrierte Schaltungen in Erlangen kennengelernt. Sie stammt ursprünglich aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz und diente dazu, menschliches Expertenwissen auf Maschinen zu übertragen. Davon ausgehend haben wir den Ansatz auf den Wissenstransfer von Mensch zu Mensch übertragen. Im Prinzip kombiniert das Expert Debriefing den Einstellungsprozess des neuen mit einem „Ausstellungsprozess“ des alten Mitarbeiters. Gemeinsam mit einem Moderator wird dabei zuerst eine persönliche „Wissenslandkarte“ aufgebaut. Sie gibt eine Übersicht darüber, was der Nachfolger vom Vorgänger für sein Jobwissen erfahren muss.

Simon Dückert

Expert Debriefing kombiniert den Einstellungsprozess eines neuen mit einem „Ausstellungsprozess“ des alten Mitarbeiters

Und wie geht es dann weiter?

Es gibt eine Liste mit etwa 40 unterschiedlichen Maßnahmen, die den Wissenstransfer sicherstellen. Darunter sind neben persönlichen Gesprächen, Dokumentlisten und gemeinsamen Kundenbesuchen auch Formate wie Wikis, Audioaufnahmen oder Videos. Der ausscheidende Mitarbeiter könnte beispielsweise über Erfahrungen aus der Vergangenheit berichten oder in einem Videofilm komplexe Tätigkeiten demonstrieren. Auf Basis der Wissenslandkarte wird ein konkreter Maßnahmenplan für den Wissenstransfer erarbeitet.

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Sie haben eben Wikis angesprochen. Wie wichtig sind sie beim Wissenstransfer?

Sie können ihn gut unterstützen, denn sie sind nicht hierarchisch angeordnet wie ein klassisches Dateisystem, sondern nutzen das Netz als Strukturierungsprinzip. Man kann dadurch zum Beispiel sehr einfach alle Informationen aus einer bestimmten Kategorie finden. Und weil in der Regel mehrere Autoren an einem Wiki arbeiten, fließt viel mehr individuelles Wissen ein. Ein Expert Debriefing lässt sich damit aber nicht ersetzen.

Wie lange dauert das Expert Debriefing?

Das ist ganz unterschiedlich. In der Regel sind es drei bis sechs Monate, wir hatten aber auch Extremfälle von wenigen Stunden bis hin zu drei Jahren.